I- Cas où un représentant permanent doit être déclaré
Les personnes morales ayant l’une des qualités indiquées ci-dessous sont toujours tenues de déclarer leur représentant permanent au registre du commerce et des sociétés (RCS) :
- Administrateur dans une société anonyme ;
- Membre du Conseil de surveillance dans une société anonyme ;
- Administrateur d’un groupement d’intérêt économique ;
- Gérant d’un groupement européen d’intérêt économique
- Société de gestion de SPPICAV.
Il s’agit du représentant permanent tel que le prévoient les textes régissant chacune des formes juridiques concernées. Ce représentant permanent peut être le représentant légal ou une autre personne mandatée par la société.
Les mentions à déclarer concernant ces représentants permanents sont : les noms, noms d’usage, pseudonymes, prénoms, date et lieu de naissance, domicile personnel et nationalité.
Lorsque l’une des personnes visées ci-dessus est une personne morale non immatriculée au registre du commerce et des sociétés (exemple : Une association loi 1901) ou une société étrangère hors Union Européenne ou hors Espace Economique Européen (exemple: Une société américaine), le représentant légal de cette personne morale doit être déclaré au RCS, en sus du représentant permanent.
Ainsi, deux hypothèses peuvent être distinguées :
1. Le représentant légal de la personne morale assume la fonction de représentant permanent : il sera déclaré au RCS en qualité de représentant ;
2. Le représentant légal de la personne morale n’assume pas la fonction de représentant permanent : les identités de ces deux personnes physiques (représentant légal et représentant permanent) seront déclarées au RCS.
II- Cas où le représentant légal de la personne morale dirigeant doit être déclaré
Dans les formes juridiques suivantes :
- Société civile ;
- Société en commandite simple ;
- Société en commandite par actions ;
- Société par actions simplifiée ;
- Société en nom collectif.
Le dirigeant personne morale non immatriculée ou hors UE ou hors EEE doit obligatoirement déclarer l’identité de son représentant légal (exemple: une société civile ayant comme gérant une association loi 1901).